Executive Assistant (w/m/d) Executive Management & Berlin Office

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About the role

Executive Assistant (w/m/d) Executive Management & Berlin Office This role has been designed as ‘’Onsite’ with an expectation that you will primarily work from an HPE office. Who We Are: Hewlett Packard Enterprise is the global edge-to-cloud company advancing the way people live and work. We help companies connect, protect, analyze, and act on their data and applications wherever they live, from edge to cloud, so they can turn insights into outcomes at the speed required to thrive in today’s complex world. Our culture thrives on finding new and better ways to accelerate what’s next. We know varied backgrounds are valued and succeed here. We have the flexibility to manage our work and personal needs. We make bold moves, together, and are a force for good. If you are looking to stretch and grow your career our culture will embrace you. Open up opportunities with HPE. Job Description: Über HPE Hewlett Packard Enterprise (HPE) ist ein führendes Technologieunternehmen, das Kunden dabei unterstützt, ihre IT-Umgebungen vom Edge bis zur Cloud sicher, effizient und zukunftsfähig zu gestalten. Unsere Kultur basiert auf Partnerschaft, Innovation und klarer Verantwortung dafür, wie wir zusammenarbeiten, Menschen behandeln und Geschäftsergebnisse erzielen. Die Rolle Für unseren Berliner Standort suchen wir eine vorausschauende, diskrete und hervorragend organisierte Persönlichkeit als Executive Assistant – Executive Management & Berlin Office (m/w/d). Im Mittelpunkt steht die professionelle, proaktive Unterstützung des Berlin Office Leaders / Director CE Digital Sales & Compute Transformation sowie des Digital Sales Leaders Berlin. Die Rolle schafft Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit in komplexen Managementabläufen, koordiniert zentrale Stakeholder und stellt eine hochwertige Vor- und Nachbereitung von Entscheidungen, Meetings und Kommunikation sicher. Ergänzend übernimmt sie ausgewählte Aufgaben zur Koordination des Berliner Standorts in enger Zusammenarbeit mit ISS Facility Management, Design Offices und internen HPE Funktionen. Ihre Aufgaben – Executive Management im Fokus Ergänzende Koordination des Berliner Standorts – unterstützt durch ISS Facility Management • Für den Berliner Standort steht künftig zusätzliche Unterstützung durch ISS im Umfang von 20 Stunden pro Woche im Facility Management zur Verfügung. Das Office Management arbeitet eng mit ISS und Design Offices zusammen, koordiniert die Schnittstellen und stellt eine verlässliche Umsetzung der standortbezogenen Aufgaben sicher. • Organisation, Koordination und kontinuierliche Verbesserung von Büroabläufen, Prozessen und lokalen Arbeitsweisen – in enger Abstimmung mit ISS, Design Offices und den relevanten HPE Funktionen. • Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste, Lieferanten, ISS Facility Management, Workplace Services und weitere lokale Stakeholder; strukturierte Aufnahme, Weiterleitung und Nachverfolgung von Anliegen. • Koordination der nicht durch ISS oder Design Offices abgedeckten Office-Services, darunter Postein- und -ausgang, Besucherbetreuung, Büromaterial, Lagerbestände und lokale Bestellungen im Rahmen verfügbarer Budgets. • Zusammenarbeit mit Buchhaltung, Bestellwesen und Procurement, einschließlich SAP Ariba, Rechnungsnachverfolgung, Lieferantenmanagement und der Abstimmung mit ISS zu vereinbarten Leistungen. • Unterstützung von Onboarding-, Offboarding- und Workplace-Prozessen sowie lokaler Kommunikation und standortbezogener Initiativen; Planung und Begleitung lokaler Events, Leadership Meetings, Kundenbesuche und Employee-Engagement-Aktivitäten. • Aktive Mitgestaltung eines lebendigen Berliner Standorts, an dem HPE Office- und Sales-Kultur sowie hybrides Arbeiten im Alltag erlebbar werden – durch persönliche Präsenz, verbindende Kommunik

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