Chief of Staff (m/w/x)

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About the role

About Doctorflix Medizin entwickelt sich schneller als je zuvor, und Ärzte müssen ihr ganzes Berufsleben lang mithalten. Doctorflix ist die digitale Plattform, auf der Ärzte im deutschsprachigen Raum lernen: kostenlos, zertifiziert und mit dem größten Angebot im Markt. Weil wir dort sind, wo Ärzte ihr Wissen auf den neuesten Stand bringen, sind wir auch der Kanal, über den Pharma- und MedTech-Unternehmen sie relevant erreichen. Unsere Vision: die führende Plattform für medizinisches Wissen zu werden, zuerst in DACH, dann international. Ein Ort, an dem Ärzte lernen, sich austauschen und bessere Entscheidungen für ihre Patienten treffen. Wir sind ein VC-finanziertes Startup aus Berlin und wachsen organisch wie anorganisch. Role Wir sind aus der frühen Startup-Phase herausgewachsen: ein neues Sales-Team, neue Produkte, anorganisches Wachstum in Vorbereitung, der Schritt ins Ausland in Sicht. Was uns jetzt bremst, sind nicht fehlende Ideen, sondern Prozesse, die nicht mitwachsen. Als Chief of Staff arbeitest du direkt mit unseren Gründern Hans und Leo und machst aus Strategie ein laufendes System. Du baust unsere Operations so um, dass sie bei doppelter Größe noch funktionieren, automatisierst, was kein Mensch mehr tun sollte, und übernimmst die Projekte, die über unser nächstes Jahr entscheiden. Das ist weder eine Assistenzrolle noch ein reiner Strategie-Job. Du schreibst nicht die Folie über den Prozess. Du baust den Prozess und, wo es Sinn ergibt, den Agenten, der ihn ausführt. Your tasks Operations & Organisation für Scale • Du nimmst unsere Kernprozesse auseinander (Angebot bis Rechnung, Kampagnen-Go-live, Content-Produktion, Reporting) und baust sie neu: klare Ownership, saubere Übergaben, messbare Durchlaufzeiten. • Du etablierst unseren Operating Rhythm: OKR-Prozess mit Owner pro Key Result, Leadership-Meetings, KPI-Reviews, nachvollziehbare Entscheidungen. • Du professionalisierst die Organisation: Rollen und Verantwortlichkeiten, ein Tool-Stack, der zusammenspielt (ClickUp, Notion, Metabase, CRM), und genau die Regeln, die wir brauchen. Nicht mehr. • Gemeinsam mit Finance und externen Partnern machst du Backoffice-Prozesse wie Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Abschluss-Zulieferung robust. Automatisierung & AI-Workflows • Du verantwortest unsere AI-native-Agenda: In jedem Team identifizierst du die Workflows mit dem größten Hebel, automatisierst sie und misst die Wirkung (Zeit, Fehlerquote, Durchlaufzeit). • Du baust selbst: Agenten und Automationen mit LLM-APIs (z. B. Claude), n8n, Make oder Zapier, Skripten und Schnittstellen zwischen unseren Systemen. Bei größeren Vorhaben steuerst du Product und Engineering. • Du sorgst dafür, dass jede Automation dokumentiert ist, überwacht wird und einen Owner hat, statt nach drei Monaten still kaputtzugehen. Strategische Sonderprojekte • M&A & Post-Merger-Integration: Du begleitest Zukäufe von der Due Diligence bis zur Integration. Teams, Kunden, Plattformen, Inhalte und Prozesse führst du mit einem 100-Tage-Plan und klaren Synergiezielen zusammen. • Internationalisierung: Du bereitest den Markteintritt außerhalb von DACH vor: Business Case, Markt- und Partneranalyse, operatives Playbook. • Themen, die heute niemand im Team ownt, die aber jemand ownen muss. Führung • Du führst Teams und Projektgruppen bereichsübergreifend, je nach Phase auch interimistisch, etwa ein integriertes Team nach einem Zukauf. • Du forderst Teamleads heraus, ambitionierte Ziele zu setzen, und hältst nach, dass sie erreicht werden. Fundraising & Investor Relations • Du unterstützt die Gründer bei Finanzierungsrunden: Equity Story, Finanzmodell, Datenraum, Due-Diligence-Fragen. • Du verantwortest Board-Unterlagen und das monatliche Investoren-Reporting inhaltlich mit. Your profile

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