Jobs / United States / Novartis Pharmaceuticals Corporation
Documentation Specialist (m/w/d)
Novartis Pharmaceuticals Corporation · 🇺🇸 Schaftenau
Sponsorship verdict
Sponsorship possible
One solid signal, not two — worth applying, and worth asking about sponsorship early.
- Employer is on a government sponsor recordThe US Department of Labor certified 75 H-1B/E-3 labor condition applications for this employer between Oct 2025 and Jun 2026 (latest Jun 2026) — the step every H-1B hire needs first. USCIS also records 31 H-1B approvals in FY2023. Source: LCA disclosure data (US Department of Labor (OFLC)).
- The posting doesn’t mention sponsorshipSilence isn’t a refusal — ask the recruiter before investing much time.
- No salary bar for this routeH-1B has no fixed salary bar: the employer must pay at least the prevailing wage for the role and area. Cap-subject employers enter a lottery weighted by wage level. Source: https://www.federalregister.gov/documents/2025/12/29/2025-23853/weighted-selection-process-for-registrants-and-petitioners-seeking-to-file-cap-subject-h-1b, rules effective 2026-02-27.
- Confirmed live todayWhen a source last listed this job as open.
US H-1B: cap-subject employers enter a lottery weighted by wage level — Level I gets 1 entry, Level IV gets 4 (DHS projected selection odds ≈15% at Level I to ≈61% at Level IV). Universities and non-profit research employers are cap-exempt. The $100,000 fee for new petitions from abroad is currently blocked by a court order (appeal pending).
A verdict summarises public evidence; it is not legal advice and never a guarantee — the employer and the immigration authority decide. Sign in to factor in where you can already work.
Or apply yourself on the official page →
Sponsor Radar — Novartis Pharmaceuticals Corporation
The US Department of Labor certified 75 H-1B/E-3 labor condition applications for this employer between Oct 2025 and Jun 2026 (latest Jun 2026) — the step every H-1B hire needs first. USCIS also records 31 H-1B approvals in FY2023. Source: LCA disclosure data (US Department of Labor (OFLC)).
Past sponsorship or register membership never guarantees sponsorship for this vacancy or for you. Full Sponsor Radar for Novartis Pharmaceuticals Corporation →
About the role
Salary Range: €48,483.00 - €69,900.00 Job Description Summary #LI-Hybrid Location: Schaftenau, Austria Zur Verstärkung Process Support Unit suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Persönlichkeit, die Freude daran hat, Abläufe zu koordinieren, Prozesse zu verbessern und in einem GMP-regulierten Umfeld Verantwortung zu übernehmen. In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern und tragen maßgeblich dazu bei, Dokumentationsprozesse, operative Support-Aktivitäten und kontinuierliche Verbesserungsinitiativen effizient und compliant umzusetzen. Wenn Sie gerne den Überblick behalten, Themen eigenständig vorantreiben und mit Ihrer organisatorischen Stärke einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Betrieb leisten möchten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Die Position kann sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit ausgeübt werden. Job Description Ihr Verantwortungsbereich: • Unterstützung der DP1-Organisation bei GMP-Dokumentations- und administrativen Tätigkeiten • Koordination der Erstellung, Überarbeitung, Prüfung und Verteilung produktionsrelevanter Dokumente • Betreuung des Dokumenten-Lifecycle-Managements in GMP-relevanten Systemen • Nachverfolgung von Dokumentationsstatus, Freigaben und Implementierungsfristen • Koordination von Beschaffungs- und Bestellprozessen innerhalb der Abteilung • Unterstützung facility-bezogener Prozesse, einschließlich Gowning, Reinigung, Lieferantenkoordination und Zusammenarbeit mit Operations, REFS sowie weiteren Schnittstellen • Nachverfolgung offener Maßnahmen und Sicherstellung der termingerechten Umsetzung • Koordination von Onboarding-Aktivitäten für neue Mitarbeitende • Unterstützung der Trainingsadministration sowie Nachverfolgung der Trainings-Compliance • Identifikation und Umsetzung von Prozessverbesserungen zur Steigerung von Effizienz, Transparenz und GMP-Compliance Was Sie für die Position mitbringen: • Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Stakeholder gleichzeitig zu steuern • Erfahrung in der abteilungs- und funktionsübergreifenden Koordination von Aktivitäten • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie eine proaktive und zuverlässige Nachverfolgung offener Themen • Strukturierte, detailorientierte und selbstständige Arbeitsweise mit hoher Eigenverantwortung • Fähigkeit, den Überblick über mehrere laufende Aktivitäten, Prioritäten und Fristen zu behalten • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt • Gute Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word, PowerPoint und Outlook • Erfahrung im regulierten GMP-Umfeld; Kenntnisse in GMP-Softwareanwendungen wie CONDOR, eSOPS oder 1QEM sind von Vorteil • Verständnis von GMP-Dokumentationsanforderungen, Qualitätssystemen sowie idealerweise Erfahrung in der Unterstützung von Produktionsabläufen • Teamorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, kontinuierlichem Verbesserungsdenken und Freude an operativer Exzellenz Stellen Sie sich vor, was Sie bei Novartis tun könnten! Neben einem marktgerechten Grundgehalt bieten wir ein attraktives Bonus/Incentive Programm, eine moderne Firmenpension, Kinderbetreuungseinrichtungen, Aus- und Weiterbildungsprogramme und weltweite Karrieremöglichkeiten innerhalb der Novartis Gruppe. Das Grundgehalt für diese Position besteht aus dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt in Höhe von €48.482,84/Jahr (auf Vollzeitbasis) sowie einer allfälligen Überzahlung, basierend auf Ihren bisherigen Erfahrungen, Qualifikationen und individuellen Kompetenzen. Engagement für Vielfalt und Inklusion: Novartis setzt