Vertriebsinnendienst - Frontoffice D-A-CH (w/m/d)

Vertriebsinnendienst - Frontoffice D-A-CH (w/m/d) am Standort in DE-47918 Tönisvorst Gemeinsam Zukunft gestalten Gebäude intelligenter machen. Energie effizienter nutzen. Nachhaltigkeit voranbringen. Das ist unser Anspruch bei Priva. Damit unsere innovativen Lösungen bei unseren Kunden erfolgreich eingesetzt werden, braucht es Menschen, die Service leben, Verantwortung übernehmen und gerne mit Kunden zusammenarbeiten. Wenn Sie Freude daran haben, Lösungen zu finden, Prozesse mitzugestalten und Teil eines engagierten Teams zu sein, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Ziel der Position: Als „Customer Service Specialist“ (w/m/d) in unserem Frontoffice sind Sie eine zentrale Ansprechperson für Kunden und Priva Systempartner in allen kaufmännischen und administrativen Fragestellungen. Sie stellen die professionelle Betreuung über den gesamten Kundenbetreuungs- und Auftragsprozess sicher und koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Backoffice sowie den beteiligten Fachbereichen. Ziel der Position ist die Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit, effizienter Prozesse und einer nachhaltigen Kundenbindung. Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Kunden- und Vertriebsservice · Zentrale interne Ansprechperson für Systempartner, Kunden und interne Ansprechpartner. · Bearbeitung von Anfragen zu Aufträgen, Lieferterminen, Rechnungen · Mitarbeit bei der Bearbeitung von RMA (Retouren), Reklamationen · Eigenständige Beratung sowie Steuerung der Kommunikation mit dem Backoffice. · Sicherstellung einer professionellen und lösungsorientierten Kundenkommunikation. · Unterstützung der Gebietsvertriebsleiter und Vertriebsleitung. · Koordination kaufmännischer Fragestellungen und Abstimmung mit internen Fachbereichen. · Unterstützung zur Vorbereitung von Kundenterminen. · Pflege der Kundenstammdaten und CRM-Dokumentation in Microsoft Dynamics 365 CE. · Bereitstellung vollständiger Informationen für Vertragsanlagen oder Vertragsänderungen. · Unterstützung im Forderungsmanagement. Organisation von Partner- und Kundenschulungen · Planung, Organisation und Koordination technischer Präsenz- und Online-Schulungen · Koordination von Terminen mit Trainern, Vertrieb und Technical Support. · Steuerung des gesamten Anmeldeprozesses einschließlich Teilnehmerkommunikation und Terminbestätigungen. · Verwaltung von Teilnehmerlisten, Wartelisten und Schulungsunterlagen. · Organisation administrativer Abläufe vor und nach den Schulungen (z. B. Rechnungsanforderungen, Teilnahmebestätigungen und Zertifikate). · Pflege der Schulungsdaten in den relevanten Systemen. · Sicherstellung eines professionellen Schulungsablaufs. Reklamations- und Eskalationsmanagement · Koordination und Nachverfolgung von Reklamationen. · Abstimmung mit Backoffice und Fachabteilungen. · Kommunikation des Bearbeitungsstandes gegenüber Kunden. Prozess- und Qualitätsmanagement · Mitarbeit an der kontinuierlichen Optimierung der Customer-Service-Prozesse. · Weiterentwicklung der Zusammenarbeit zwischen Frontoffice und Backoffice. · Unterstützung bei Digitalisierungs- und Qualitätsinitiativen. · Sicherstellung definierter Service Levels. Verantwortung · Hohe Kundenzufriedenheit und Servicequalität. · Termingerechte Bearbeitung von Kundenanfragen. · Qualität und Vollständigkeit der CRM-Daten. · Professionelle Organisation von Partner- und Kundenschulungen. · Einhaltung definierter Serviceprozesse. Ihr Profil: · Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung · Berufserfahrung im Customer Service, Vertriebsinnendienst oder einer vergleichbaren kundenorientierten Funktion · Idealerweise Berufserfahrung im technischen Umfeld · Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint) · Erfahrung mit CRM-Systemen (vorzugsweise MS Dynamics 365 CE) · Sehr gute D