Operations Manager (m/w/d) – Auftragsmanagement & Kundenbetreuung

Über IMMO PICTURES Gestartet in Köln, sind wir mit IMMO PICTURES heute NRW-weit tätig und wachsen bewusst mit Fokus auf Qualität, Effizienz und Kundennutzen. Unsere Kunden – von selbstständigen Immobilienmaklern bis hin zu großen Immobilienunternehmen – vertrauen auf klare Prozesse, schnelle Lieferung und konstant hohe Qualität unseres breiten Produktportfolios. Wir produzieren nicht einfach Medien, sondern schaffen echten Mehrwert für die Immobilienvermarktung . Unser Anspruch: Die komplette Medienproduktion auf hohem Niveau übernehmen, damit sich unsere Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Wir denken mit – und um die Ecke. Deine Aufgaben • NUR AUF VOLLZEIT-BASIS 40H, 30 TAGE URLAUB Operatives Tagesgeschäft & Auftragsmanagement • Du übernimmst die Verantwortung für unseren gesamten Auftragsprozess – von der Buchung über die Terminplanung und Produktion bis zur fertigen Auslieferung. • Du koordinierst unser Team, verteilst Aufgaben, überwachst deren Umsetzung und stellst sicher, dass Deadlines und Qualitätsstandards eingehalten werden. • Du behältst auch bei vielen parallelen Aufträgen, kurzfristigen Änderungen und unterschiedlichen Ansprechpartnern den Überblick. • Du erkennst frühzeitig, wenn etwas nicht rundläuft, findest pragmatische Lösungen und packst bei Bedarf selbst mit an. • Du sorgst dafür, dass unsere digitalen Systeme, Auftragsdaten und Dokumentationen stets aktuell und ordentlich gepflegt sind. Kundenkommunikation & Betreuung • Du bist eine zentrale Ansprechperson für unsere Kunden – insbesondere am Telefon. • Du beantwortest Anfragen, berätst zu unseren Dienstleistungen, koordinierst Termine und findest Lösungen für individuelle Anliegen. • Du kommunizierst freundlich, offen und professionell und sorgst dafür, dass sich unsere Kunden jederzeit gut betreut fühlen. • Du begleitest Interessenten und Neukunden vom ersten Kontakt bis zur Buchung. • Du greifst lieber einmal mehr zum Hörer, als Fragen oder Unklarheiten offen zu lassen Prozesse & Optimierung • Du stellst sicher, dass unsere bestehenden Prozesse zuverlässig funktionieren und vom Team eingehalten werden. • Du erkennst Schwachstellen, hinterfragst Abläufe und entwickelst gemeinsam mit uns sinnvolle Verbesserungen. • Du nutzt digitale Tools und Automatisierungen, um Aufgaben effizienter und übersichtlicher zu gestalten. • Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bringst eigene Ideen aktiv ein. Das bringen Du mit Must-have • Organisationstalent: Du liebst es, Dinge zu strukturieren, zu koordinieren und den Überblick zu behalten – auch wenn zehn Dinge gleichzeitig passieren. • Eigenverantwortung & Zuverlässigkeit: Du wartest nicht darauf, dass Dir jemand sagt, was als Nächstes zu tun ist. Du denkst mit, setzt Prioritäten und kümmerst Dich darum, dass Dinge erledigt werden. • Kommunikationsstärke: Du bist offen, freundlich, aufgeschlossen und telefonierst gerne. Du kannst auf Menschen zugehen und auch in stressigen Situationen souverän kommunizieren. • Sehr gutes technisches Verständnis: Du arbeitest Dich schnell in neue Software und digitale Systeme ein und hast Freude daran, technische Zusammenhänge zu verstehen. • Digitale Affinität: Du organisierst Dich lieber mit digitalen Tools, Aufgabenboards und smarten Workflows als mit dem guten alten Notizblock. 😉 • Lösungsorientiertes Denken: Du erkennst Probleme, übernimmst Verantwortung und suchst aktiv nach Lösungen, statt darauf zu warten, dass andere sie finden. • Offenheit & Lernbereitschaft: Du kannst Fehler offen ansprechen, nimmst Feedback konstruktiv an und möchtest Dich kontinuierlich verbessern. • Gute Englischkenntnisse • Führerschein Klasse B und Mobilität über eigenen PKW • Wohnort idealerweise Köln oder Kölner Umland Nice-to-have • Erfahrungen