Administratief medewerker - dienst werken in eigen beheer

Ben je administratief sterk, werk je nauwkeurig en hou je ervan om structuur te brengen? Steek je daarnaast graag af en toe de handen uit de mouwen en voel je je thuis in een technische werkomgeving? Dan ben jij de collega die wij zoeken! Als administratief medewerker binnen de dienst werken in eigen beheer ondersteun je de dagelijkse werking van de dienst. Je combineert administratieve en organisatorische taken met de opvolging van het magazijn, de voorraden, bestellingen en leveringen. Je zorgt ervoor dat gegevens correct worden bijgehouden, afspraken worden opgevolgd en collega’s tijdig over het nodige materiaal beschikken. Zo draag je rechtstreeks bij aan een vlotte, veilige en efficiënte werking van onze gemeentelijke buitendienst. Wat ga je doen? Administratieve ondersteuning Je ondersteunt de hoofddeskundige, de ploegleider en de medewerkers van de dienst werken in eigen beheer. Je staat onder meer in voor: • het administratief verwerken en opvolgen van werkopdrachten, projecten en interne aanvragen; • het opvolgen van aankopen, bestellingen, leveringen en facturen; • het verwerken van meldingen van inwoners en externe partners; • het registreren, ordenen en actualiseren van gegevens; • het ondersteunen van de planning en administratieve opvolging van werkzaamheden; • het verzamelen en tijdig doorgeven van informatie aan collega’s, leidinggevenden en andere diensten; • de administratieve ondersteuning van overlegmomenten, opleidingen en stages. Magazijn- en voorraadbeheer Je neemt een actieve rol op in de dagelijkse magazijnwerking. Dit betekent onder andere dat je: • inkomende en uitgaande goederen en materialen controleert en registreert; • materialen, werktuigen, werkkledij, persoonlijke beschermingsmiddelen en onderhoudsproducten mee beheert; • opvolgt welke materialen beschikbaar zijn; • tekorten tijdig signaleert; • goederen en materialen ordelijk opslaat en ter beschikking stelt; • bestellingen en leveringen administratief opvolgt; • mee waakt over een ordelijk, betrouwbaar en actueel voorraadbeheer. Aankopen en factuuropvolging In samenwerking met de hoofddeskundige, de ploegleider en de financiële dienst: • bereid je aankoopbehoeften administratief voor; • volg je afspraken met leveranciers en raamcontracten mee op; • controleer en verwerk je binnenkomende facturen; • stem je leveringen en facturen af met de betrokken medewerkers en diensten; • ondersteun je de toepassing van de regelgeving rond overheidsopdrachten. We zoeken een collega die: • nauwkeurig en gestructureerd werkt; • administratieve taken correct en tijdig afhandelt; • zelfstandig kan werken en tegelijk graag samenwerkt; • overzicht bewaart, ook wanneer er verschillende opdrachten tegelijk lopen; • afspraken en deadlines goed opvolgt; • vlot mondeling en schriftelijk communiceert; • klantgericht en oplossingsgericht handelt; • flexibel en stressbestendig is; • integer en verantwoordelijk omgaat met informatie, goederen en materialen; • voldoende vertrouwd is met tekstverwerking, rekenbladen en softwaretoepassingen; • zich thuis voelt in een praktische en technische werkomgeving; • bereid is om naast administratieve taken ook actief mee te werken aan een ordelijke magazijnwerking. Kwaliteit en nauwgezetheid, flexibiliteit, samenwerking, communicatie, integriteit, resultaatgerichtheid, stressbestendigheid en klantgerichtheid staan centraal in het functieprofiel. Jouw plaats in de organisatie Je maakt deel uit van de dienst werken in eigen beheer binnen de afdeling Grondgebiedzaken. Deze dienst staat in voor de aanleg, renovatie en het onderhoud van gemeentelijke accommodaties en infrastructuur. Daarnaast biedt de dienst logistieke ondersteuning aan de verschillende gemeentelijke diensten. Je werkt onder leiding van