Avdelningsadministratör till institutionen för miljö- och energivetenskaper

Vill du arbeta nära forskning, utbildning och nyttiggörande i en varierad roll där din servicekänsla gör skillnad? Som avdelningsadministratör vid Chalmers institution för miljö- och energivetenskaper får du en central roll med många kontaktytor och kvalificerade arbetsuppgifter. Du blir en del av institutionens nybildade verksamhetsstöd och får möjlighet att tillsammans med dina kollegor utveckla arbetssätt och forma ett verksamhetsstöd av högsta klass. Information om institutionen och avdelningen Institutionen för miljö- och energivetenskaper (ENV) bedriver verksamhet inom miljö- och energiområdet med starka kopplingar till tvärvetenskaplig forskning och samverkan med samhälle, industri och akademi, både nationellt och internationellt. Du blir en del av institutionens nybildade verksamhetsstöd som arbetar nära och ger stöd till forskning och utbildning. Verksamhetsstödet består av administratörer, ekonomer, ett centrum (SLC) och en administrativ chef. Både institutionen och verksamhetsstödet befinner sig i en etablerings- och utvecklingsfas där gemensamma arbetssätt behöver utvecklas, tydliggöras och förankras i organisationen. Beskrivning av tjänsten Som avdelningsadministratör ger du kvalificerat administrativt stöd till avdelningschef, enhetschef, medarbetare och gäster. Rollen är bred och varierad med många kontaktytor och ett nära samarbete med chefer, ekonomer, administratörer och andra stödfunktioner, såväl inom institutionen som inom Chalmers centrala verksamhetsstöd. I dina huvudsakliga arbetsuppgifter ingår att: ge personaladministrativt stöd i samarbete med chefer och HR, exempelvis vid anställningar, förlängningar och avslut ge administrativt och praktiskt stöd till nyanställda och gäster, bland annat vid introduktion, behörigheter samt rese- och hotellbokningar hantera inköp och enklare ekonomiadministration, exempelvis kontering av fakturor, arvodesräkningar och inventering hantera praktiska lokalfrågor såsom felanmälningar, fördelning av arbetsplatser och beställningar ge administrativt stöd vid avdelningens möten, konferenser och andra arrangemang samt hantera övrig löpande administration En viktig del av uppdraget är forskarutbildningsadministration för hela institutionen, ett ansvar som du delar med en annan administratör. I nära samarbete med viceprefekt för forskarutbildning och studierektorer ansvarar du för administrativa processer under doktorandernas utbildning, från antagning och registrering i Ladok till uppföljning av individuella studieplaner och administration i samband med licentiatseminarier och disputationer. Du ger även löpande stöd till doktorander och handledare i administrativa frågor. Utöver den löpande administrationen har du en aktiv roll i att förbättra och vidareutveckla rutiner och arbetssätt, särskilt inom forskarutbildningen. Du identifierar förbättringsbehov, föreslår lösningar och bidrar till att dokumentera, införa och följa upp gemensamma arbetssätt. Du deltar även i relevanta administrativa nätverk och bidrar till kunskapsdelning, samarbete och ett välfungerande stöd inom institutionen. På sikt kan även viss administration inom grundutbildningen komma att ingå i tjänsten. Anställningsform Tillsvidareanställning på heltid med önskat tillträde i januari eller enligt överenskommelse. Provanställnig kan komma att tillämpas. Kvalifikationer Vi söker dig som har minst gymnasieutbildning och flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete. Du har hög servicekänsla, god förmåga att kommunicera på svenska och engelska i både tal och skrift samt god digital kompetens. Du är nyfiken på nya arbetssätt och har lätt för att sätta dig in i nya administrativa system och processer. Det är meriterande om du har: relevant eftergymnasial utbildning, exempelvis inom administr