People and Business Operations Specialist

Über Mindpeak Mindpeak ist ein KI-Unternehmen aus Hamburg mit einer klaren Mission: Krebsdiagnosen genauer, effizienter und personalisierter zu machen. Wir entwickeln Deep-Learning-Lösungen für die computergestützte Pathologie, die KI direkt in die klinische Praxis bringen. Unsere Technologie wird bereits in mehr als 25 Ländern in der Routinediagnostik eingesetzt und unterstützt führende Pharma- und Biotech-Unternehmen bei der Entwicklung neuer Krebstherapien. Rund 50 Menschen aus Technologie, Medizin und Wissenschaft arbeiten bei uns gemeinsam an diesem Ziel. Über die Rolle Bei Mindpeak arbeiten wir daran, mit KI die Krebsdiagnostik zu verbessern. Damit sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren können, braucht es im Hintergrund jemanden, der dafür sorgt, dass unsere People Operations funktionieren. Genau hier kommst du ins Spiel. Als People & Business Operations Specialist bist du das operative Rückgrat unserer People- und Business Operations. Du sorgst dafür, dass neue Kolleg:innen einen guten Start haben, Mitarbeiterdaten stimmen, die Payroll vorbereitet ist, Rechnungen und administrative Finanzprozesse zuverlässig bearbeitet werden, Dokumente rechtzeitig vorliegen, Trainings im Blick bleiben und unsere Mitarbeitenden bei administrativen und organisatorischen Fragen schnell Unterstützung bekommen. Deine Aufgaben • HR-Administration & Personio: Du hältst Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle und Dokumente aktuell und sorgst für eine verlässliche Datenbasis. • On- & Offboarding: Du koordinierst die administrativen Schritte rund um Ein- und Austritte, von Google-Accounts und Hardware bis zu Zugängen und Rückgaben, und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. • Payroll & Finance Administration: Du bereitest die monatliche Payroll vor, bearbeitest Rückerstattungen für Mitarbeitende und unterstützt unsere Finanzadministration, insbesondere bei der vorbereitenden Buchhaltung, Rechnungsbearbeitung und Verwaltung von Firmenkreditkarten. • Business Operations & Prozesskoordination : Du verwaltest administrative Vertragsfristen, hältst Firmenversicherungen aktuell, koordinierst externe Dienstleister und sorgst dafür, dass wiederkehrende administrative Prozesse strukturiert und zuverlässig ablaufen. • HR-Dokumente: Du kümmerst dich um Bescheinigungen, Zeugnisse und weitere administrative Unterlagen. • Vertragsadministration: Du bereitest Arbeitsverträge, Vertragsänderungen und Nachträge auf Basis unserer Vorlagen vor und steuerst den Unterschriftenprozess. • Sozialversicherung & Benefits: Du betreust administrative Themen rund um Sozialversicherung, betriebliche Altersvorsorge und Benefits und koordinierst dich mit unseren externen Partnern. • Compliance, Trainings & Arbeitssicherheit: Du administrierst unser Learning Management System, steuerst Pflichttrainings sowie jährliche Unterweisungen zum Arbeits- und Brandschutz und dokumentierst Trainingsnachweise so, dass sie in Audits (z. B. ISO) belastbar sind. • HR-Reporting: Du erstellst Auswertungen zu Themen wie Headcount, Abwesenheiten oder Trainings. • People-Prozesse: Du unterstützt organisatorisch bei Feedback-Zyklen und anderen wiederkehrenden People-Prozessen und kümmerst dich um Teamrituale wie Geburtstage, Jubiläen und Abschiede. • Mitarbeitenden-Support: Du bist eine verlässliche Anlaufstelle für administrative HR-Fragen und sorgst dafür, dass Anliegen nicht liegen bleiben. Was wir suchen Du passt gut zu uns, wenn du: • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringst, • bereits praktische Erfahrung in Business oder HR-Administration, People Operations oder Personalwesen gesammelt hast, • strukturiert, sorgfältig und eigenständig arbeitest und Verantwortung für deine Themen übernimmst, • vertraulich und sorgfä