Executive Assistant

About WPP Media WPP is the trusted growth partner for the world’s leading brands. With exceptional talent, trusted data and intelligence, and world-class partnerships – all united by our pioneering agentic marketing platform, WPP Open – we help clients navigate change, capture opportunity, and deliver transformational growth.  WPP Media is WPP's AI-driven media operating unit, bringing together media, data, and partnerships to deliver creative personalisation at scale. Connected through WPP Open and powered by Open Intelligence, clients see exactly where, how, and why their media investment is working. For more information, visit wppmedia.com . Als Executive Assistant ben je de onmisbare rechterhand van zowel de Chief People Officer (CPO), de Operating Officer (COO), als de Chief Finance Officer. Je speelt een cruciale rol in het efficiënt en effectief functioneren van hun agenda's, communicatie en projecten. Deze functie vereist een proactieve houding, uitzonderlijke organisatorische vaardigheden en een absoluut gevoel voor vertrouwelijkheid. Je bent een spilfiguur die ervoor zorgt dat de CPO, COO en CFO zich volledig kunnen richten op hun strategische taken, wetende dat de operationele en administratieve ondersteuning van topkwaliteit is. Daarnaast ben je de primaire back-up voor de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, wat een brede kennis van de organisatie en een flexibele instelling vereist. Wat ga je doen? Uitgebreide ondersteuning van CPO/COO/CFO: • Agendabeheer : Complex en dynamisch agendabeheer, inclusief het plannen van interne en externe vergaderingen, afspraken en reizen, rekening houdend met prioriteiten en tijdszones. • Communicatie : Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor inkomende communicatie (telefoon, e-mail), deze prioriteren, afhandelen of doorsturen. • Reismanagement : Volledige organisatie van zakenreizen (vluchten, hotels, transfers, visa) en het opstellen van gedetailleerde reisroutes. • Vergaderondersteuning: Voorbereiden van vergaderingen (agenda's, documentatie), notuleren van belangrijke besprekingen, opvolgen van actiepunten en het bewaken van deadlines. • Projectondersteuning: Assisteren bij diverse projecten, het verzamelen van informatie, het bewaken van voortgang en het voorbereiden van rapportages. • Administratieve ondersteuning: Beheren van declaraties, facturatie, inkooporders en andere administratieve processen. Vertrouwelijkheid en Integriteit: • Absolute discretie: Omgaan met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie en integriteit. Dit omvat personeelsinformatie, strategische plannen, financiële gegevens en andere bedrijfskritische informatie. • Beveiliging van informatie: Zorgdragen voor de juiste opslag en beveiliging van vertrouwelijke documenten en gegevens. • Professionele houding: Altijd een professionele en onpartijdige houding aannemen, ook in complexe of gevoelige situaties. Back-up en Brede Ondersteuning: • Onderlinge vervanging: In geval van afwezigheid of ziekte van de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, neem je proactief de essentiële taken en verantwoordelijkheden van die collega waar, om de continuïteit van de ondersteuning te waarborgen. • Meewerken aan Office Projecten: Actief participeren in en bijdragen aan diverse office-gerelateerde projecten, zoals de implementatie van nieuwe systemen, optimalisatie van werkprocessen, organisatie van bedrijfsevenementen of het inrichten van kantoorruimtes. Je brengt hierbij jouw organisatorische en administratieve expertise in. • Proactieve signalering: Anticiperen op behoeften en proactief oplossingen aandragen, zowel voor de CPO/COO/CFO als voor bredere kantoorprocessen. • Kennisdeling: Actief bijdra