Assistant Project Manager - Retail & Workplace Projects

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About the role

À titre de coordonnateur(trice) de projet adjoint(e) dédié(e) à ce compte d’entreprise, vous participerez aux activités suivantes : Livraison et coordination de projets • Soutenir la réalisation de projets d’aménagement intérieur dans les secteurs du commerce de détail, de l’immobilier commercial et des bureaux corporatifs tout au long du cycle de vie des projets. • Appuyer les gestionnaires de projet dans la planification, la budgétisation, l’échéancier, l’approvisionnement, la construction, l’installation du mobilier, les transitions d’espaces de travail et les activités de clôture de projet. • Coordonner les informations de projet entre les clients, les consultants, les entrepreneurs, les propriétaires immobiliers, les fournisseurs et les membres de l’équipe interne. • Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des calendriers de projet, des registres de mesures à prendre, des registres de risques et des budgets de projet. • Participer aux revues de conception et aider à la coordination de la documentation architecturale, d’ingénierie et de construction. • Soutenir les initiatives de transformation des milieux de travail, les améliorations locatives, les déménagements de bureaux et les rénovations d’espaces occupés. • Aider à coordonner l’installation du mobilier, des systèmes audiovisuels (AV), de sécurité, du câblage structuré et des infrastructures informatiques. • Contribuer à l’identification des risques et enjeux de projet ainsi que des impacts potentiels sur l’échéancier ou le budget, et signaler les préoccupations au besoin. Gestion des parties prenantes et des clients • Établir et maintenir de solides relations de travail avec les clients, consultants, entrepreneurs, fournisseurs, équipes des installations, intervenants en immobilier corporatif et équipes de services en milieu de travail. • Participer aux réunions de projet, préparer les ordres du jour et les comptes rendus, assurer le suivi des mesures à prendre et des livrables en suspens. • Contribuer aux communications et aux rapports de projet afin de tenir les parties prenantes informées de l’avancement des travaux. • Soutenir la préparation de tableaux de bord destinés à la direction, de présentations et de rapports d’avancement de projets. Approvisionnement, contrats et administration financière • Participer aux activités d’approvisionnement, notamment aux appels d’offres pour les consultants et entrepreneurs, à l’évaluation des soumissions et à la formulation de recommandations. • Appuyer la préparation des bons de commande, contrats, ordres de modification et ententes de services. • Contribuer au suivi budgétaire, aux prévisions financières, à la vérification des factures et au traitement des paiements. • Maintenir les dossiers financiers des projets et soutenir les exigences de production de rapports. • Participer au suivi des dépenses de projet et à l’identification des écarts budgétaires. Administration de la construction et coordination sur les chantiers • Participer aux visites de chantier afin de suivre l’avancement des travaux, la qualité, la sécurité et la conformité aux exigences du projet. • Contribuer à la documentation des observations sur le chantier et au suivi des déficiences ainsi que des mesures correctives. • Soutenir les activités de mise en service, la coordination de l’installation du mobilier et la planification de la préparation à l’occupation des espaces. • Participer à la gestion des listes de déficiences (« punch lists ») et aux activités de transfert et de clôture de projet. Rapports et contrôle de projet • Veiller à ce que la documentation des projets soit maintenue conformément aux exigences de gouvernance du client et aux normes de contrôle documentaire. • Maintenir à jour les dossiers de projet, le

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