Sachbearbeiter Customer Service & Reklamationsmanagement (m/w/d)

Über uns und die Rolle Die KION Battery Systems GmbH (KBS) ist ein Joint Venture der KION GROUP AG und der BMZ Holding GmbH und fertigt am Standort Karlstein am Main seit 2020 leistungsstarke 48- und 80-Volt-Batteriesysteme mit Lithium-Ionen-Technologie für die E-Stapler der KION Tochterunternehmen STILL und Linde Material Handling. Seit 2022 erweitert eine zweite Produktionsstraße für 24-Volt-Batterien den Standort. In diesem Umfeld steuern Sie den Kundenservice und das Reklamationsmanagement für die gefertigten Batteriesysteme. Ihre Aufgaben Kompetente Bearbeitung von Kundenanfragen und Reklamationen im Backoffice mit hoher Service- und Lösungsorientierung Bearbeitung interner Rückfragen zu Kundenreklamationen sowie Koordination der erforderlichen Klärungen mit Service, Qualität und weiteren Fachbereichen Erfassung von Kundenaufträgen nach erfolgter interner technischer Klärung und durchgängige Pflege der auftragsbezogenen Daten im ERP-System Bearbeitung von Anfragen zu Ersatz- und Verschleißteilen einschließlich technischer beziehungsweise kaufmännischer Vorprüfung, Angebotserstellung und Auftragsbestätigung Nachhalten von Bestellungen, Überwachung zugesagter Termine und frühzeitige Kommunikation bei Abweichungen Auftragsbezogene Abstimmung mit Kunden sowie transparente Kommunikation zu Bearbeitungsstand, Lieferterminen und offenen Punkten Bearbeitung von GWA-Anträgen sowie Erstellung von Gutschriften nach abgeschlossener interner Prüfung und Freigabe Vollständige Störungs- und Reklamationsdokumentation sowie Pflege von Kunden-, Auftrags-, Geräte- und Servicedaten Aktive Zusammenarbeit mit den am Auftrag beteiligten Personen, insbesondere aus Projektierung, Service, Qualität, Logistik und Finance, sowie Unterstützung bei der Kommunikation nach außen Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft und Übernahme allgemeiner administrativer Aufgaben im After Sales Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, technischer Regeln und interner Vorgaben bei allen Tätigkeiten Sicherstellung einer strukturierten, nachvollziehbaren und termingerechten Bearbeitung aller Vorgänge im ERP-System Erkennen von Medienbrüchen, Doppelarbeiten und wiederkehrenden Fehlerquellen im Reklamations- und Auftragsprozess Aktive Mitarbeit bei der Standardisierung und Optimierung von Abläufen, Datenqualität, Vorlagen und Schnittstellen Unterstützung bei der Weiterentwicklung transparenter Status-, Termin- und Eskalationsprozesse Pflege belastbarer Daten als Grundlage für Auswertungen, Qualitätsverbesserungen und eine verlässliche Kundenkommunikation Das bringen Sie mit Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung im Customer Service, After Sales, Reklamationsmanagement oder in der Auftragsabwicklung ist wünschenswert Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen; Kenntnisse in Microsoft Dynamics 365 sind von Vorteil Gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe sowie Interesse an technischen Produkten und Zusammenhängen Selbstständige, eigenverantwortliche und zielorientierte Arbeitsweise Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung, Kommunikationsgeschick und ein verbindliches Auftreten Strukturierte Arbeitsweise, Termintreue und ein hohes Qualitätsbewusstsein, auch bei mehreren parallelen Vorgängen Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit Gute Kenntnisse im Umgang mit den MS-Office-Produkten Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Benefits Du-Kultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen Kostenfreie Massagen während der Arbeitszeit Kostenfreie E-Lademöglichkeiten, Bike-Leasing und Mitarbeiter-PC-Programm Prämien